Học Excel – Bài 1: Bắt đầu sử dụng Excel

Nếu bắt đầu học Microsoft Excel thì đây là những vấn đề cơ bản bạn nên biết. Bài viết sẽ cung cấp hướng dẫn nhập môn và sử dụng bảng tính Excel đơn giản nhất.

Tạo workbook trong Excel

Microsoft Excel là phần mềm văn phòng phổ biến với khả năng hỗ trợ lập bảng tính và xử lý các con số tuyệt vời. Với Excel, bạn có thể sắp xếp dữ liệu hợp lý bằng AutoFill. Sau đó, nhận đề xuất lập biểu đồ dữ liệu và tạo chúng chỉ bằng một click. Hoặc dễ dàng xác định xu hướng, mô hình bằng thanh dữ liệu, mã màu & icon.

Tạo một workbook

  1. Mở Excel.
  2. Chọn Blank workbook hoặc nhấn Ctrl+N.

Tạo workbook trong Excel

Nhập dữ liệu

Để nhập dữ liệu theo cách thủ công:

  1. Chọn ô trống, ví dụ A1, rồi gõ text hoặc số.
  2. Nhấn Enter hoặc Tab để chuyển sang ô tiếp theo.

Để điền dữ liệu theo một seri:

  1. Nhập dữ liệu bắt đầu seri đó trong hai ô: ví dụ Jan và Feb hoặc 2014 và 2015.
  2. Chọn hai ô chứa seri đó, rồi kéo thanh lấp đầyicon xử lý dữ liệu trong Excel sang ngang hoặc xuống các ô phía dưới.

Nhập dữ liệu vào bảng tính Excel

Điền dữ liệu vào bảng tính Excel

Lưu workbook vào OneDrive trong Excel

Lưu workbook vào OneDrive

Lưu workbook vào OneDrive để truy cập nó từ nhiều thiết bị, chia sẻ và cộng tác với người khác.

1. Chọn File > Save As.

  • Nếu dùng cho công việc hoặc học tập, chọn OneDrive – .
  • Đối với file cá nhân, chọn OneDrive -Personal.

2. Nhập tên file và chọn Save.

Lưu ý: Bạn có thể cần phải đăng nhập tài khoản Microsoft.

Lưu bảng tính vào Excel

Phân tích và định dạng trong Excel

Tự động điền một cột bằng Flash Fill

Ví dụ, tự động điền cột tên (First Name) từ cột tên đầy đủ (Full Name).

  1. Trong ô dưới First Name, gõ Molly và nhấn Enter.
  2. Trong ô tiếp theo, gõ một vài chữ cái trong tên Garret.
  3. Khi danh sách các giá trị đề xuất hiện ra, nhấn Return. Chọn Flash Fill OptionsNút Flash Fill Options trong Excel để có nhiều lựa chọn hơn.

Cách khác: Chọn File > New > Take a tour, rồi chọn Tab Fill.

Excel tự động điền dữ liệu

Tính toán nhanh bằng hàm AutoSum

  1. Chọn ô bên dưới số bạn muốn thêm.
  2. Chọn Home > AutoSum > The AutoSumAutoSum trong Excel.
  3. Nhấn Enter.

Mẹo: Để có nhiều phép tính hơn, chọn mũi tên đi xuống bên cạnh AutoSum và chọn một phép tính mong muốn.

Bạn cũng có thể chọn một phạm vi số để thực hiện các phép tính thông thường trong thanh trạng thái.

Sử dụng hàm AutoSum trong Excel

Tạo sơ đồ

Dùng công cụ Quick Analysis để chọn biểu đồ phù hợp cho dữ liệu.

  1. Chọn dữ liệu muốn hiển thị trong sơ đồ.
  2. Chọn nút Quick AnalysisNút phân tích nhanh ở bên phải phía dưới các ô lựa chọn.
  3. Chọn Charts, trỏ chuột qua các lựa chọn có sẵn, rồi tích vào sơ đồ mong muốn.

Cách khác: Chọn File > New > Take a tour > tab Chart.

Tạo biểu đồ trong Excel

Dùng định dạng có điều kiện

Dùng Quick Analysis để làm nổi bật dữ liệu quan trọng hay hiện xu hướng dữ liệu.

  1. Chọn dữ liệu dùng định dạng có điều kiện.
  2. Chọn nút Quick AnalysisNút phân tích nhanh ở phía dưới bên phải của ô đã chọn.
  3. Click Formatting, trỏ chuột qua các tùy chọn và nhấn vào thứ bạn muốn.

Cách khác: File > New > Take a tour > tab Analyze.

Dùng định dạng có điều kiện trong Excel

Cố định hàng tiêu đề phía trên cùng

“Đóng băng hàng tiêu đề cột phía trên cùng để chỉ cuộn dữ liệu bên dưới.

  1. Nhấn Enter hoặc Esc để đảm bảo bạn đã hoàn tất chỉnh sửa một ô.
  2. Chọn View > Freeze Top Row.

Cố định hàng đầu tiên trong Excel

Hợp tác trong Excel

Chia sẻ workbook với người khác

  1. Chọn Share trên ribbon hoặc File > Share. Lưu ý: Nếu chưa lưu tập tin của bạn vào OneDrive, Microsoft Excel sẽ nhắc bạn upload file để chia sẻ nó.
  2. Chọn người bạn muốn chia sẻ từ menu thả xuống hoặc nhập tên hay địa chỉ email.
  3. Thêm tin nhắn (tùy chọn) và nhấn Send.

Gửi Liên kết trên Excel

Cài đặt Excel trên mobile

Để tải và sử dụng file ở khắp mọi nơi – cơ quan, tại nhà hay trên đường đi, hãy cài đặt Microsoft Excel trên thiết bị di động. Lựa chọn bản cài cho thiết bị của bạn:

Excel cho WindowsMicrosoft Excel
Excel cho WindowsMicrosoft Excel cho Android
Excel cho WindowsMicrosoft Excel cho iOS

Trên đây là hướng dẫn sử dụng Excel cơ bản cho người mới bắt đầu. Hi vọng bài viết hữu ích với các bạn.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *